La présente politique est établie en conformité avec les principaux textes et référentiels suivants :
Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), notamment son article 5.1.e sur la limitation de la conservation.
La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Le Code du travail, notamment en ce qui concerne les obligations des organismes de formation et de certification (ex : L.6362-5, L.6362-6, R.6313-3).
Les exigences de France Compétences relatives à l’enregistrement et à la gestion des certifications RNCP.
Le Référentiel National Qualité (RNQ) – Qualiopi, et les obligations qui en découlent en matière de traçabilité et de preuve.
Les recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en matière de durées de conservation des données.
Les exigences spécifiques des financeurs publics et parapublics (Compte Personnel de Formation – CPF, Opérateurs de Compétences – OPCO, Pôle emploi, Fonds Social Européen – FSE, Régions, etc.).
Les données et documents sont classifiés en fonction de leur nature, de leur finalité et de leur valeur probante, déterminant ainsi leur durée de conservation.
Ces documents constituent la preuve officielle d’une certification professionnelle ou sont indispensables pour garantir les droits des titulaires à long terme.
| Type de document | Durée de conservation | Justification | Responsabilité principale (Kaischool) |
|---|---|---|---|
| Diplômes, titres ou attestations de réussite officielles (copie conservée) | Illimitée | Preuve officielle de certification, intérêt public. | Certificateur / Partenaire (copie) |
| Suppléments au diplôme, relevés de notes finaux | Illimitée | Preuve des compétences acquises. | Certificateur / Partenaire (copie) |
| Registres des titulaires de la certification | Illimitée | Traçabilité des certifications délivrées, intérêt public. | Certificateur / Partenaire (copie) |
| Procès-verbaux (PV) des jurys de certification, grilles de validation finale | Illimitée | Preuve des décisions du jury, intérêt public. | Certificateur / Partenaire |
| Déclarations d'intérêts / d'impartialité des membres de jurys | 5 ans après la session de jury (ou plus si contentieux) | Preuve de la régularité et de l'impartialité du jury, gestion des recours. Conformité aux exigences de certification. | Certificateur / Partenaire |
Justification de la conservation illimitée pour certains documents : Assurer la capacité à fournir une preuve de certification à vie pour le titulaire ou un tiers autorisé, et répondre à des obligations d’archivage public.
Ces documents sont nécessaires à la gestion administrative et pédagogique des parcours, au suivi financier, et à la démonstration de la conformité aux exigences qualité et des financeurs. Leur conservation est limitée dans le temps.
| Type de document | Durée de conservation | Justification |
|---|---|---|
| Dossier administratif de l'étudiant (inscription, contrat/convention de formation, justificatifs) | 5 à 6 ans à compter de la fin de la formation ou de la délivrance de la certification. | Délai de prescription contractuelle (5 ans), exigences des financeurs. |
| Évaluations continues, examens, travaux d'apprenants (hors éléments finaux de certification) | 5 à 6 ans à compter de la fin de la formation. | Suivi pédagogique, preuve de la réalisation des évaluations, gestion des réclamations. |
| Feuilles d’émargement, certificats de réalisation | 5 à 6 ans à compter de la fin de la formation. | Preuve de l'assiduité, exigences des financeurs et de Qualiopi. |
| Conventions de financement, factures, justificatifs de paiement (CPF, OPCO, etc.) | 5 à 6 ans (standard) ; Portée à 10 ans en cas de cofinancement par le Fonds Social Européen (FSE). | Délais de prescription contractuelle et commerciale, exigences spécifiques des financeurs (notamment FSE). |
| Enquêtes de satisfaction, bilans pédagogiques | 5 à 6 ans à compter de la fin de la formation. | Démarche qualité, amélioration continue, exigences Qualiopi. |
| Correspondance significative liée à la formation et au parcours de l'étudiant | 5 à 6 ans à compter de la fin de la formation. | Traçabilité des échanges, gestion des litiges. |
| Données d'activité numérique (journaux de connexion LMS, statistiques d'usage agrégées) | Variable selon la criticité et l'usage (ex: 1 à 3 ans pour journaux détaillés, plus long pour statistiques anonymisées) | Sécurité des systèmes, analyse d'usage pour amélioration. Sera détaillé dans les procédures de gestion des systèmes d'information. |
Précision sur la durée “5 à 6 ans” : La purge des documents de Catégorie 2 est réalisée annuellement. Cette procédure garantit une durée minimale effective de conservation de 5 ans révolus après la fin de la formation ou la délivrance de la certification, pouvant s’étendre jusqu’à près de 6 ans en fonction de la date de la purge annuelle.
Outre les mesures de sécurité générales décrites dans la Politique de Confidentialité de Kaischool, des mesures spécifiques sont appliquées à la conservation et à l’archivage des données :
La présente politique de conservation des données est révisée :
Toute mise à jour est validée par la Direction Pédagogique et le responsable RGPD de Kaischool.
Les données personnelles que nous collectons sont hébergées sur des serveurs situés au sein de l’Union Européenne (actuellement chez OVH).
Toutefois, certains de nos prestataires ou collaborateurs autorisés (tels que des formateurs ou des recruteurs externes) peuvent être situés dans des pays en dehors de l’Union Européenne ou de l’Espace Économique Européen et peuvent nécessiter un accès à certaines de vos données pour exécuter leurs missions pour le compte de Kaischool.
Dans de tels cas, Kaischool prend toutes les dispositions nécessaires pour garantir un niveau de protection adéquat de vos données :
Ces accès sont strictement encadrés par des contrats incluant les Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne ou d’autres mécanismes de transfert validés par la réglementation en vigueur, afin d’assurer un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui offert au sein de l’UE.
Des mesures techniques et organisationnelles sont mises en œuvre pour assurer la sécurité des données lors de ces accès distants.
Pour plus d’informations sur ces transferts et les garanties mises en place, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données à rgpd@kaischoolparis.fr
Lors de votre première visite sur notre site internet [et/ou plateforme LMS], un bandeau d’information vous informe de l’utilisation de cookies et autres traceurs. Certains cookies nécessitent votre consentement avant d’être déposés ou lus sur votre terminal.
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Durée de conservation des cookies : La durée de validité du consentement au dépôt des Cookies et Traceurs est de 6 mois maximum. À l’expiration de ce délai, votre consentement sera de nouveau sollicité. La durée de vie des cookies après leur premier dépôt dans le terminal de l’utilisateur est de 13 mois maximum.
La présente politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou aménagée à tout moment. Elle est révisée au minimum tous les deux ans, ou en cas :
Toute modification sera portée à votre connaissance par publication sur le site officiel de Kaischool, dans l’espace privé des étudiants et sera remise sur demande. La date de la dernière mise à jour sera indiquée en haut de la politique. Un historique des modifications est conservé.
Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique pour vous tenir informé de la manière dont vos données sont protégées.
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